Montag, 10. März 2014

Der CMS Auswahlprozess (Teil 1)

Immer wieder mal geht es im Rahmen irgendeines Projekts um die Frage, welches Content-Management-System (CMS) denn wohl das Beste sei. Die Antwort auf diese Frage zu finden ist wahrlich nicht leicht - schon wegen der schieren Menge der Systeme. CMSMatrix listet über 1200 davon auf.

Hinzu kommt, dass diese Entscheidung auch eine IT-Seite hat. Landet die Frage auf dem Tisch des Marketing, sind die meisten Entscheider - zu Recht - unsicher, da die technische Kompetenz fehlt.

Landet die Frage auf dem Tisch der IT wird es kaum besser. IT-Abteilungen in Unternehmen bewegen sich in einem ganz anderen Umfeld. Corporate IT hat mit dem extrem dynamischen Umfeld der Kommunikation nicht allzu viel gemein und so sind sogar IT-Abteilungen nicht selten schlechte Ratgeber.

Durch unzählige Web-Projekte in den vergangenen über 15 Jahren, mit unterschiedlichsten Rahmenbedingungen in zig Branchen, habe ich einerseits genug CMS Implementierungen gesehen, mit denen der Kunde nicht glücklich war. Andererseits habe ich selbst genug CMS Evaluierungen und Implementierungen durchgeführt - in der Regel übrigens immer beides zusammen: Ich musste für das, was ich in der Rolle des Beraters gesagt habe, nach der Umsetzung die Verantwortung übernehmen.

In diesem ersten Teil soll es um eine Teil-Frage gehen, die meistens gar nicht gestellt wird - aber dringend gestellt werden sollte:

Ist ein Content-Management-System unter den gegebenen Rahmenbedingungen wirklich sinnvoll? 


Etwas provokanter formuliert frage ich einen Kunden auch schon mal Warum wollen Sie denn eines?, wenn ich den Eindruck habe, dass man sich nicht wirklich mit dieser Frage auseinander gesetzt hat. Ich gehe jetzt nicht weiter auf die Antworten ein, die ich dann zu hören bekomme, das würde den Rahmen endgültig sprengen. 

Wer sich fragt, was denn die Alternativen sind, da gibt es einige: Zwischen Statischem HTML und CMS gibt es unzählige Varianten mit unterschiedlichen Aufgabenverteilungen zwischen Kunde und Agentur. Wenn man mit einer Web-Agentur spricht und diese erstmal viele Rahmenbedingungen wissen will und nicht direkt mit irgendeinem CMS um die Ecke kommt, gibt es eine gute Chance, dass diese im Sinn des Kunden mitdenkt und nicht nur CMS-Entwickler-Stunden (und ggf. CMS Lizenzen) verkaufen will.

Ich kann nur jedem raten, sich der Frage, ob ein CMS sinnvoll ist, ganz offen zu stellen und dabei folgende Punkte zu bedenken.

Geringere Abhängigkeit vom Dienstleister

Ein oft gehörtes Argument. Leider völlig falsch. Oberflächlich betrachtet scheint es eine geringere Abhängigkeit von einem Dienstleister zu geben. Schließlich kann man ja selbst das Komma ändern, wenn man will.
Dafür kauft man sich aber eine andere Abhängigkeit ein: Ein Dienstleister hat ein komplexes System in Betrieb genommen, konfiguriert, angepasst, modifiziert, erweitert, und was weiß ich sonst noch getan, um die Anforderungen umzusetzen. Sollte mal der Dienstleister wechseln - und der Tag kommt bestimmt - ist man einerseits in der Auswahl limitiert, denn der neue sollte ja das alte CMS übernehmen können. Andererseits wird sich der neue Dienstleister, gerechtfertigter Weise, zwei bis zwanzig Arbeitstage nehmen und in Rechnung stellen, um das, was der alte Dienstleister gemacht hat, auseinander zu nehmen, zu verstehen und wieder zusammen zu setzen.

Letztere Abhängigkeit ist viel größer als erstere.

Overhead vs. Volumen

Content-Management-Systeme - selbst die kleinsten - haben einen gewissen initialen und operativen technischen Overhead: 
  • Das System selbst muss 
    • installiert, 
    • gewartet und 
    • aktualisiert werden.
  • Nahezu alle CM-Systeme basieren in irgendeiner Art und Weise auf Vorlagen (Templates). Ein solches Template besteht dann wiederum aus ganz normalem HTML, welches mit irgendwelchen Anweisungen angereichert wird, die das CMS braucht. Diese Templates zu erstellen ist komplizierter, als normale HTML-Seiten zu bauen - und der entsprechende Dienstleiter wird dies in Rechnung stellen.
  • Sonderfunktionen sind aufwändiger zu implementieren. Kaum eine Website kommt vollständig mit dem rohen CMS aus. Irgendein Sonderfall taucht immer auf - und wenn es nur das Kontaktformular ist. Ein CMS gibt einen Rahmen vor und dieser Rahmen erschwert in der Regel die Implementierung.
Der Overhead steigt natürlich mit der Komplexität und Flexibilität des Systems und muss in Beziehung zum gepflegten Volumen gesetzt werden. 

Kompetenzen, Skalierung und Ressourcen

Das Web besteht nicht nur aus Text. Ein paar Bilder können schon helfen, Bewegtbild spielt mehr und mehr eine Rolle. Wer auch immer eine Website mit einem CMS pflegen will, sollte auch in einem gewissen Rahmen mit digital Assets umgehen können: Bilder auswählen, zuschneiden und sonstige rudimentäre Bildbearbeitung gehören zwingend dazu.
Nicht? Was wäre die Alternative? Bei der Agentur anrufen und diese das Bild zuschneiden lassen. Naja, dann kann man auch gleich den Text mit rüber schicken und die Agentur die komplette Seite bauen lassen.

Für die Kompetenz Texte schreiben gilt übrigens ähnliches: Für das Web texten kann nicht jeder. Das Leseverhalten im Web unterscheidet sich erheblich von dem in anderen Medien. Ein paar Kleinigkeiten rund um SEO sind beim Texten auch noch zu beachten.

Mindestens diese Kompetenzen sollten also bei allen, die mit dem CMS arbeiten, nennen wir sie mal Editoren, vorhanden sein. Falls nicht, muss man das entsprechende Wissen erarbeiten und vermitteln. Der Aufwand hierfür steigt natürlich mit der Menge der Editoren.

Ebenfalls beachten sollte man den Schulungs- und Supportaufwand. Je mehr Möglichkeiten die Editoren im CMS haben, desto mehr muss geschult werden - natürlich spielt hierbei auch die Fluktuation ein Rolle. Bei eher unregelmäßiger Nutzung des CMS muss man sich darauf einstellen, dass die Editoren Rückfragen haben und sich nicht mehr genau erinnern, wie was gemacht wird. Das kann so weit gehen, dass es sinnvoller ist, ein CMS-Team einzurichten, welches das Einstellen der Inhalte übernimmt. Es ist allemal sinnvoller, ein paar wenige Personen zu haben, die sich im System auskennen und einen Inhalt in kurzer Zeit online stellen können, als die gleichen Ressourcen aufzuwenden, Fragen von Kollegen zu beantworten, die alle paar Monate mal mit dem CMS in Berührung kommen.

Apropos Ressourcen: Mir sind auch schon Projekte begegnet, bei denen zwar ein CMS gewollt wurde, aber eigentlich keine Ressourcen zur Verfügung standen, um die Website pflegen.

Fazit

Ein CMS ist nicht zu vergleichen mit bspw. MS Word (auch dies können viele nicht richtig bedienen, aber das ist ein anderes Thema). Eines zu haben bedeutet noch längst nicht, dass es sinnvoll genutzt wird. Wenn man die Kosten und Aufwände, die letztendlich hinter all den oben genannten Punkten stehen, aufsummiert und sich ein Gegenangebot von einer Web-Agentur einholt und das gegenüberstellt, kommt dabei doch öfter als man vermeintlich meint heraus, dass letzteres der bessere Weg ist.

Im nächsten Teil werde ich auf mögliche Auswahlkriterien als auch den richtigen Prozess eingehen. Stay tuned...